名片是商務人士的必備溝通交流工具, 名片像一個人簡單的履歷表, 遞送名片的同時, 也是在告訴對方自己姓名、職務、位址、聯絡方式。由此可知, 名片是每個人最重要的書面介紹材料。在我們從業之初, 設計及印製名片是首要任務, 於名片空白處或背面寫下個人資料, 以幫助相互瞭解。精美的名片使人印象深刻, 也能體現你的個人風格, 但發送名片的時機與場合可是一門學問。名片的用途十分廣泛, 最主要的是用作自我介紹, 也可隨贈送鮮花或禮物, 以及發送介紹信、致謝信、邀請信、慰問信等使用, 並在名片上面留下簡短附言。使用時最重要的是知道如何建立及展現個人風格, 使名片更為“個性化”。
- 若想適時地發送名片, 使對方接受並收到最好的效果, 必須注意下列事項：
- 首先要把自己的名片準備好, 整齊地放在名片夾、盒或口袋中, 要放在易於掏出的口袋或皮包裡。不要把自己的名片和他人的名片或其它雜物混在一起, 以免用時手忙腳亂或掏錯名片。
- 出席重大的社交活動, 一定要記住帶名片。參加會議時, 應該在會前或會後交換名片, 不要在會中擅自與別人交換名片。
- 名片的發送可在剛見面或離開時, 但如果自己即將發表意見, 則在說話之前發名片給周圍的人, 可幫助他們認識你。
- 遞交名片要用雙手或右手, 用雙手拇指和食指執名片兩角, 讓文字正面朝向對方, 遞交時要目光注視對方, 微笑致意, 可順帶一句“請多多指教。”
- 接名片時要用雙手, 並認真看一遍上面的內容。如果接下來與對方談話, 不要將名片收起來, 應該放在桌子上, 並保證不被其他東西壓起來, 使對方感覺到你對他的重視。
- 破舊名片應盡早丟棄, 與其發送一張有折破損或汙漬的名片, 不如不送。
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